LA NOTE DE SYNTHESE

 C’est un exercice technique ; il correspond en effet à l'un des exercices que les cadres de l'administration  rencontrent souvent, à savoir la retranscription dans un papier aux collègues ou à une autorité hiérarchique d’un dossier composé de différentes pièces en vue d’une utilisation immédiate et pratique.

il n’existe pas un modèle type de note de synthèse mais ces propositions méthodologiques peuvent permettre d’acquérir la méthode et surtout l’esprit de l’exercice.

 Les administrations  instruisent des dossiers multiples et "gonflent" leur documentation. Pour prendre des décisions, elles doivent ensuite "dégonfler" ces dossiers et en faire la synthèse. Le principe fondamental de la note de synthèse consiste donc à retenir les seules idées essentielles, illustrées tout au plus par quelques éléments démonstratifs parmi les plus caractéristiques. Ce principe oblige le rédacteur à éliminer tout ce qui est accessoire ou redondant. A cette fin, la sélection des éléments, comme la hiérarchisation des idées, des arguments et des faits retenus dans la note doit être importante.

Définition de la note de synthèse  et propositions méthodologiques
     I - Essai de définition
La note de synthèse correspond à une réalité professionnelle : sur un sujet donné, le rédacteur dispose de plusieurs documents, qu’il s’agisse de textes d'information, d’articles de presse, d’extraits d’ouvrages ou de rapports, de textes juridiques. Il lui est demandé d’en présenter une synthèse, c’est-à-dire d’éviter au destinataire de lire la totalité du dossier, mais de lui permettre de se faire néanmoins une opinion exacte des éléments du sujet traité afin de :

- répondre à une question précise
- faire le point d'une réglementation,
- dresser un bilan des éléments forts et faibles d'un dossier,
- faire le point d’une politique publique

 -disposer d’informations sur un sujet donné pour prendre une décision.

Dans tous les cas, il s’agit de proposer une information brève, objective, directement utilisable, sur un sujet qui pose problème, qui n’est pas traité dans un seul document exhaustif ou sur lequel l’information et les connaissances ont évolué.

Ces principes posés, le rédacteur de la note doit d’emblée :

1. ne pas se laisser impressionner par un dossier volumineux, ce qui impose une maîtrise intellectuelle, une maîtrise de l’énergie et du temps.

2. comprendre les différents aspects et les différents points de vue du dossier, ce qui suppose souplesse mentale et capacité à gérer des paramètres très différents,

3. mettre en valeur les lignes de force du sujet, ce qui contraint à élaborer une logique dans sa présentation,

4. mettre au point une forme rédactionnelle qui rende cohérent l'exposé des différents aspects du dossier.

 Les  qualités que le  rédacteur doit privilégier et développer sont, pour l’essentiel :
- la compréhension de chacun des documents

- l’aptitude à trouver leur fil conducteur,

- la cohérence permettant de dégager les liens entre ces documents,

- le choix entre ce qui est primordial et ce qui est plus secondaire

- la réflexion autour des thèmes centraux de chaque document,

- le démontage puis le remontage du dossier "comme au jeu de Lego",

- la reconstruction du dossier avec le seul souci de l’essentiel.

 Dans une note de synthèse :
- on restitue les seules idées essentielles,
- on argumente avec les arguments du texte,
-  on ne prend pas de position personnelle.

II - Propositions méthodologiques
Trois temps forts marquent la préparation d’une note de synthèse :

1. La lecture,
2. La construction du plan,
3. La mise en forme.

LA LECTURE

Elle comporte plusieurs phases :

a) Une lecture attentive des indications du "sujet" précédant les pièces du dossier. Ces indications précisent la forme, l’orientation et les finalités de la note demandée. Il est souvent possible de cerner dès ce moment les éléments à privilégier et le ton rédactionnel du texte final.

b) LA PREMIERE très rapide, "un survol à haute altitude", qui permet d’identifier les points forts et d’éliminer les points hors sujet.

 Une lecture "en diagonale" ou, plus exactement un survol du dossier proposé pour dégager et mémoriser les idées - sous forme de mots-clés par exemple - puis d'en dresser une liste personnalisée.

c) LA SECONDE très précise "une lecture à basse altitude

 Une lecture attentive de chacun des textes : il s’agit de repérer et d’identifier les arguments qui se rattachent au sujet proposé et à lui seul. Si les textes sont courts, on peut envisager leur lecture intégrale. Si les textes sont longs, il importe de lire de manière approfondie les passages qui semblent essentiels.  

Pour identifier les points essentiels, il faut aussi les résumer avec ses mots propres, en quelques phrases personnelles courtes et claires. L’ensemble de ces phrases aidera à construire la note, l’idée étant alors de visualiser l’ensemble des idées pour élaborer un plan.

 Cette seconde lecture est au cœur de l'exercice, puisqu'elle permet - de prendre connaissance des textes, dans la seule perspective du sujet,
- de comprendre ces textes, leur portée, les implications et les imbrications et d’en trouver les points de recoupement par rapport au problème posé

.- de concevoir un texte personnel bien organisé, ce qui oblige à mémoriser de nombreux éléments : il est hors de question de tout écrire.

Pour nombre de candidats, la difficulté majeure de l'exercice se situe au niveau de la maîtrise de la lecture :
 
 "Pour la note de synthèse, la lecture s’apparente à un élagage à la tronçonneuse. D’où l’impression désagréable et décevante de laisser de côté beaucoup de choses, mais l’essentiel est de ne pas passer à côté de l’essentiel" (Jean Peyrot)

 
LA CONSTRUCTION DU PLAN

Phase primordiale du travail puisqu’on fait une récapitulation puis une sélection des idées rigoureuse et définitive ; vient ensuite une mise en ordre, un agencement de ces idées qui devient le plan

le rédacteur doit inévitablement

- penser à son plan tout en lisant les textes en seconde lecture.
- prendre le temps de le consigner par écrit et de  s’y référer tout au long de la phase de mise en forme de la note.
- suivre rigoureusement le plan prévu

-         Articuler ce plan, ce qui implique que les différentes parties soient reliées par des transitions logiques faisant progresser la démonstration,
- organiser ce plan, c’est-à-dire qu’à l’intérieur des différentes parties le propos ne se perde pas en détails et digressions.
La construction du plan est la phase la plus délicate de l’épreuve. Il est bon de ne jamais oublier que plus le plan est cohérent plus aisée sera la rédaction. En outre, le risque de contresens se trouvera limité. Plus le temps d’élaboration du plan sera long, plus réduit sera le temps de la rédaction mais cette rédaction ira plus vite.

-         Le bon sens veut que l’on ait des parties, voire des sous parties ( le plus souvent deux sous parties) ;

 LA MISE EN FORME

L'INTRODUCTION :

Elle doit être courte.  l'introduction expose simplement de manière claire l'objet de la note. Il est conseillé d'annoncer ensuite brièvement les grandes divisions du plan .

LE DEVELOPPEMENT

Le problème posé, il faut développer harmonieusement et complètement les arguments, de telle sorte que chaque partie de la note rédigée marque une progression harmonieuse vers la conclusion.. On commence par les arguments les moins importants pour terminer par ceux qui doivent marquer l'esprit du lecteur ( la règle de l'intérêt croissant).

Un bon développement est une construction logique et ordonnée partant d'informations précises et incontestables. Deux éléments apparaissent donc comme tout à faits essentiels :
- des renseignements, des faits, des informations,
- un raisonnement fondé sur ces seuls éléments objectifs.

 

C'est, dans tous les cas, une démonstration. L'essentiel est d'exprimer en termes précis et concis les idées qui se dégagent du dossier.  Le rédacteur ne fait jamais état de ses connaissances personnelles. C'est dans cet exercice que se vérifie la formule : le sujet, tout le sujet, rien que le sujet, mais surtout pas tout le dossier.

la rédaction du rapport :

Elle nécessite des qualités comme l’objectivité et la maîtrise de la langue.

l’objectivité
Une règle fondamentale consiste à éviter la partialité qui n’est pas de mise dans une note de synthèse, quels que soient les arguments développés. Ce n’est pas un rapport personnel et il convient de ne jamais manquer à la règle de l’objectivité qui vaut neutralité.

Il est important sur ce point de bien discerner ce qui différencie une note d’une dissertation. Cette dernière oblige le rédacteur à faire part de ses idées avec la volonté de les faire partager aux lecteurs.  Le rédacteur de la note de synthèse ne fait pas part de ses idées mais de celles exposées dans le dossier qui lui a été soumis, sans les commenter. Il faut, dans cette perspective, recourir à un style parfaitement neutre.

la maîtrise de la langue.

Nul lecteur n’a droit aux fautes de français, aux fautes de grammaire. Il faut aussi rédiger de façon souple et continue. Une note n’est ni un synoptique, ni un plan détaillé, ni une table des matières.

LA CONCLUSION

Elle doit être aussi brève que possible et permettre de résumer la partie constructive de la note. 

Au total, il ne faut jamais perdre de vue que la note préparée est, dans la vie professionnelle un outil de travail. C’est-à-dire qu’il n’existe pas de différence majeure entre une note de synthèse rédigée pour un concours et une note technique demandée par sa hiérarchie professionnelle. La note à mettre au point, c’est celle que chaque cadre ou responsable aimerait recevoir et grâce à laquelle son travail serait facilité.